G. CAMPAGNOLA Organizzazione e gestione del magazzino in sala operatoria

Buongiorno a tutti, grazie dell'invito perché mi dà modo di portare un'esperienza che ho,

che da un anno a questa parte abbiamo noi personale di sala operatoria del nuovo polo chirurgico a Verona.

Quello che vedete appunto è la nuova costruzione, sia ben chiaro che non sono qui a pubblicizzare

o esaltare quello che abbiamo è solamente portare questa che vi ho detto un'esperienza, magazzini li abbiamo tutti, non è che vi porto cose nuove però il percorso che abbiamo fatto o altro può essere utile anche un attimo per parlarci, per vederci, per riflettere di certe cose.

Nuovo polo significa questa costruzione, le sale operatorie sono al livello meno 1, sono al chiuso, non vediamo la luce, le informazioni del tempo ce le danno i colleghi quando vengono a darci il cambio.

e ciò non è bello per noi, questo è un piccolo appunto che mi sento anche di dire perché non è una bella vita lavorare sotto terra, però la costruzione è bella,

chi lavora nelle degenze, nelle terapie intensive ha ampie vetrate, c'è sole, c'è una bella vista sia da una parte che dall'altra, quello che vedete in basso è il fiume Adige, dalla parte opposta le colline che attorniano Verona.

Cosa ha significato questo polo? Ha significato che è un anno che siamo dentro, può essere tanto il tempo ma in realtà non lo è, non lo è perché abbiamo trasportato personale, usi, costumi e tutto quanto da quella che era una gestione separata divisa a padiglioni quindi in un unico blocco.

far condividere, vivere gente, abitudini e quant'altro, vi assicuro che non è facile coabitare con tutti, anche se ci conoscevamo già tutti, perché veniamo da esperienze diverse.

Ci siamo divisi i compiti tra noi coordinatori di sala operatoria, c'è chi gestisce le liste, la qualità e il sottoscritto si è preso carico del discorso della gestione dei magazzini.

Assieme con il nostro servizio di ingegneria gestionale abbiamo proceduto in merito perché il fatto del trasloco è stata una cosa molto rapida.

In un mese abbiamo trasferito 12 specialità chirurgiche, quindi è stato per tutti un fine settimana di trasferimento, quindi tutto il materiale e quant'altro è stato molto in fretta portato dentro il polo e immagazzinato in qualche maniera.

Allora abbiamo preso in mano la faccenda e abbiamo iniziato con un discorso di organizzazione dei materiali dei magazzini.

Questo è così chiamata lean manufacturing, una produzione snella che è un sistema, una filosofia per organizzare e gestire al meglio il posto di lavoro attraverso degli strumenti, delle tecniche che le vedremo per ottimizzare il tempo.

Molto importante credo in questo momento perché veramente perdere tempo significa perdere liste, aumenti dei tempi delle liste, ritardi, chiamate e quant'altro.

le risorse umane che non sono come credo tutti voi anche insieme a me sappiamo qual è la problematica, il discorso di produttività, migliorare il livello qualitativo dei prodotti e ridurre gli sprechi soprattutto.

Ci sono vari sistemi, quello che è stato più adatto per gestire i magazzini è questo sistema denominato delle 5S, sono questo sistema e anche gli altri tutti sistemi studiati prodotti da giapponesi.

prima abbiamo visto gli americani, adesso sono sistemi giapponesi che il mondo occidentale ha fatto proprio nella gestione anche del discorso di produzione di magazzini.

Toyota è proprio l'azienda che costruisce le macchine, sono proprio loro, che hanno prodotto questo sistema che sono cinque tappe di azione per migliorare l'efficienza del lavoro quotidiano.

Non diremo niente di quello che stiamo già facendo, però può essere un momento, come dicevo prima, anche di riflessione.

Gli obiettivi delle 5S sono la sicurezza sul lavoro, la qualità, molto importante perché vedremo anche poi, la riduzione dei tempi, l'utilizzo degli spazi che non sono mai abbastanza e il risparmio di risorse ed energia.

Queste sono le 5 S, seiri, separare, seiton, ordinare, seison, pulire, seiketsu, standardizzare e shisuke, mantenere e migliorare.

Noterete la mia pronuncia giapponese che è molto sciolta.

Seiri, quindi sistemare, identificare i materiali utilizzabili e necessari.

Ho detto che nei traslochi tanto materiale è stato buttato in qualche maniera, adesso lì non c'era tempo, però al di là di questo ci siamo resi conto, probabilmente ci rendiamo conto tutti insieme,

di quanto materiale c'è e di quanto materiale è inutile perché magari nei tempi è stato utilizzato, poi è stato messo da parte, nuove tecnologie, nuovi materiali sono stati usati o quant'altro,

certi materiali sono stati usati una volta perché quella volta richiedeva

e poi teniamolo lì perché non si sa mai che magari serva ancora

moltissimo materiale quindi è stato trovato

e ci siamo resi conti che non serviva più

quindi identificare il materiale che è in più

che non si usa o che comunque vedremo se si usa una volta sola

E pertanto conservare ciò che serve, quindi separare il necessario e gettare o mettere da parte il superfluo.

Questo attraverso una frequenza di utilizzo, pertanto tutto il materiale che gestiamo, che utilizziamo tutti i giorni o più di una volta alla settimana lo collocheremo in uno spazio attivo, vicino, comodo da prendere in sala operatoria.

Un altro materiale che riteniamo di utilizzare una volta negli ultimi mesi o più di una volta al mese o comunque non quotidianamente vedremo di collocarlo in un'altra zona meno vicina e l'ultimo chiaramente o lo eliminiamo o lo collochiamo in posti lontani.

La seconda S è mettere in ordine, quindi collocare il materiale per eliminare i tempi di ricerca, molto materiale era stato messo lì o anche la gestione quotidiana nostra ci spinga a mettere materiale lì dove ci troviamo,

lo appoggiamo, lo lasciamo lì, poi non riusciamo più a trovarlo, comunque lo troviamo con dispendio di tempo frugando, andando a cercarlo.

Quindi la filosofia è quella di dire io identifico un posto, lo segno, deve essere lì questo oggetto, io lo prendo da lì ma lo riporto lì,

Non ci sono altri posti da metterlo, non ci sono altri posti. Qui manca un numero, l'avrete subito trovato, tanto lo buttiamo, trovate subito il numero, abbiamo messo il materiale, cerco quel materiale lì, cerco quel numero, l'avete già identificato, in poco tempo.

In realtà se fosse stato ordinato avremmo visto subito qual è il numero che manca, qual è il pezzo che manca, ci siamo capiti.

Terza S, la pulizia, quindi il riordino, la pulizia stessa proprio nel termine che pulendo ci fa trovare anche quelle che possono essere anomalie, mancanze con la pulizia.

Pulizia significa fine seduta vado a pulire, a risistemare, quindi vedo quello che mi manca, quello che è sporco, quello che non è fuori posto, non è solo la pulizia, lo strofinaccio.

mantenere in buone condizioni l'operatività di utensili, attrezzature e macchine

e qui parliamo anche proprio di revisione, di pulizia, di sistemazione delle macchine

la pulizia stessa e anche vedere se funzionano

e quindi di conseguenza rende l'ambiente di lavoro piacevole e ben organizzato

immagino che chiunque di noi si trovi in un ambiente che è bello, a posto, pulito

così lavori anche meglio piuttosto che in un ambiente di confusione o altro

quindi pulizia significa un controllo continuo quotidiano di tutti i materiali e attrezzature

la quarta S, tutto questo deve essere standardizzato per mantenere l'ordine

ripetendo le fasi precedenti perché è tutto un continuo

ovvero adesso abbiamo visto di riordino di sistemare

attraverso la checklist riprendiamo anche qui la checklist che abbiamo visto prima

e che ci siamo resi conto quanto è importante la checklist

d'accordo non sarà la pollo che cade o che è sullo spazio

Però la checklist nostra significa anche che abbiamo un'apparecchiatura che se ci serve subito e magari è un salvavita dobbiamo anche averla presa in considerazione, pulita, visto se funziona invece che buttata lì da qualche parte.

Quindi lo standard soprattutto deve essere definito da chi lo applica, tutti gli infermieri, non è che il coordinatore stende adesso la checklist, questa è la checklist ragazzi e da domani si fa così.

Deve essere analizzata, condivisa come sempre attraverso la comunicazione, la riunione e quindi i suggerimenti e quant'altro e soprattutto che siamo convinti che questo serve, serve tutti i giorni, fa parte del nostro lavoro.

L'ultima S, il monitoraggio degli standard, il mantenimento come abitudine stabile, quello che vi ho appena detto, quindi questa procedura, la checklist e tutto quanto quello che sono state le 4 S precedenti deve essere fatto tutti i giorni o a cadenza che verrà stabilita.

Una comunicazione diffusa è la responsabilizzazione attraverso dei momenti di incontro, detto prima, che è molto importante, la comunicazione vista anche dalla collega precedente.

Questo sistema non funziona se vengono fatte solo le prime tre S senza standardizzare e sostenere quello che abbiamo fatto, non è un progetto di inizio fine ma un cambiamento permanente del modo di lavorare,

Non è che noi andiamo a sistemare il magazzino, a sistemare il materiale e diciamo adesso l'ho fatto, ci penseremo la prossima volta. È una cosa che deve essere fatta tutti i giorni, altrimenti non ha senso.

Ecco allora ci siamo trasferiti, questo è il polo, ci siamo trasloco, tutto quanto è materiale, non vi dico che è lavoraccio e in realtà dopo ci siamo trovati dentro il polo ad applicare quello che abbiamo visto prima.

Quindi ad ottenere dei magazzini interni organizzati per MDA, modulo di attività significa MDA, è un insieme di attività, di modi di operare dei vari infermieri operatori per specialità.

Implementazione di un armadietto informatizzato, questo l'abbiamo fatto con delle suture,

quindi abbiamo preso uno spazio per le suture le quali vengono gestite in una maniera quotidiana.

Le scorte dei magazzini esterni con una visibilità per i riordini e una razionalizzazione dei materiali vicino alle sale, quello per vedere che si diceva prima mettiamo dei materiali di uso quotidiano di tutti i giorni.

Le scorte, allora scorta non significa quantità, massa di roba o altro, significa scorta avere del materiale che mi può servire per un determinato tempo che io quantifico, vedo a seconda dell'utilizzo.

Non vuol dire, ripeto, avere tutto buttare lì perché altrimenti avremo materiale che diventa vecchio, ci scade, un mancato sfruttamento di variazioni dei prezzi di mercato,

un'erosione di capitale liquido, quindi mancati pagamenti da parte delle aziende

fatto in breve tempo e un aumento di costi nel senso di interessi, assicurazioni

e anche di trovare degli altri spazi di magazzini.

Non credo che a casa nostra ci riempiamo il frigorifero di tanti materiali

che poi magari ci va a scadere, non lo utilizziamo, lo buttiamo via o altro.

Andremo a comprare quello che ci serve per una settimana, quello che ci serve per tutti i giorni o altro,

anche perché la nostra spesa è controllata.

Non credo che andiamo a fare una spesa di riempire un frigorifero per un mese e butto via 500,

100 euro o altro, non penso proprio, quindi la scorta deve essere fatta in maniera oculata attraverso una mappatura dei materiali nei depositi, questa mappa è fatta per una dislocazione dei materiali nei vari posti.

Questa è la piantina del gruppo operatorio, sono 32 sale, è enorme, 100 metri per 100 metri, quelle che vedete in blu, giallo, arancio, rosa, viola, così sono le sale operatorie,

e quelli invece con cornice e con le lettere sono i magazzini.

Allora sulla sinistra vedete A, B, C, D, E

sono magazzini esterni al perimetro interno delle sale operatorie

quindi sono quei magazzini di grosso per tanto materiale.

Poi subito dopo ci sono i vari filtri e quant'altro

spogliatoi e si entra poi nel discorso delle sale operatorie. I numeri dentro quelli più piccoli

sono dei piccoli depositi proprio per materiale che serve per uno o due giorni. Sono state quindi

anche all'interno trovati anche quelli che sono degli spazi per la preparazione e il risveglio

dei pazienti e la conseguente definizione di dove devono essere le varie apparecchiature, respiratori, ecografi e quant'altro

e identificazione dell'apparecchiatura associata all'area di assegnazione.

Torno un attimo indietro per dirvi che questi posti sono quelli che vedete fra i vari colori dove vengono raffigurati quelle specie di letti o altro.

Quindi a livello del blu come vedete dove ci sono i magazzini 10, 15, 11, lì ci sono anche le zone di risveglio e di appoggio dei pazienti.

Questo è uno dei magazzini esterni che vedevamo fuori, quindi è il percorso che ci sono degli scaffali identificati con dei numeri, una sistemazione di certi materiali, lo stesso materiale su scaffali, prima diversi, era buttato da lì, adesso su un unico scaffale.

niente di nuovo ovvero non è che abbiamo scoperto l'acqua calda però materiale aggregato per tipologia per esempio i drenaggi, i materiali per aspirazione, i contenitori per biopsia, sotturatrici e quant'altro

e formulata un elenco, questa è una parte, di quelli che sono il numero dello scaffale, cosa c'è di materiale, in quale quantità.

Quindi ecco che dicevo prima la scorta, in questo scaffale devono esserci per esempio sempre 14 camere di raccolta di drenaggi, andremo mano mano che scala ad ordinare, ad integrare queste 14,

non a prenderne 100 attraverso anche questa lista di controllo, questa specie di checklist che tutti i giorni verrà fatta dagli addetti al discorso magazzini che comunque siamo sempre noi coordinatori o infermieri.

Basta, spero che questo sia stato anche un momento di condivisione o magari di riflessione anche di quello che è una parte del nostro lavoro.

Vi ringrazio.